Abdullah Sanusi
Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
SulawesiPos.com – Hampir dua tahun pemerintahan berjalan, perdebatan tentang besar dan gemuknya kabinet rasanya sudah lewat masa puncaknya. Pada awal pemerintahan, jumlah kementerian, wakil menteri, dan badan baru memang banyak dibicarakan. Ada yang menilai struktur itu diperlukan karena urusan negara makin kompleks. Ada pula yang sejak awal mempertanyakan efektivitasnya.
Sekarang mungkin lebih berguna mengambil pelajaran dari sana. Bukan lagi soal apakah jumlah kementeriannya terlalu banyak, tetapi tentang satu kecenderungan dalam organisasi: ketika pekerjaan bertambah, struktur ikut bertambah.
Ada urusan baru, dibentuk unit baru. Sebuah bidang dianggap penting, statusnya dinaikkan. Koordinasi dinilai lemah, ditambahkan posisi koordinator. Beban pimpinan meningkat, dibuat satu lapisan lagi di bawahnya. Dilihat satu per satu, semua biasanya punya alasan. Masalahnya baru terlihat ketika struktur itu sudah menumpuk.
Kecenderungan ini tentu tidak hanya terjadi di pemerintahan. Perguruan tinggi, BUMN, rumah sakit, pemerintah daerah, perusahaan, sampai organisasi nirlaba menghadapi godaan yang sama.
Kita juga cukup sering melihat ikatan alumni, asosiasi profesi, atau organisasi kemasyarakatan dengan susunan pengurus yang sangat besar. Alasannya bisa dipahami. Organisasi semacam ini membutuhkan representasi. Semakin banyak daerah, angkatan, profesi, atau kelompok yang dilibatkan, semakin besar rasa memiliki terhadap organisasi.
Tetapi dari sudut pandang manajemen, keterlibatan dan struktur bukan hal yang sama.
Banyak orang bisa dilibatkan tanpa harus semuanya masuk ke dalam struktur eksekutif. Mereka bisa bekerja melalui komite, kelompok kerja, jejaring daerah, atau program tertentu. Ketika hampir semua bentuk keterlibatan harus diterjemahkan menjadi jabatan, struktur akhirnya tidak sepenuhnya dibentuk berdasarkan kebutuhan pekerjaan.
Persoalan menjadi lebih penting ketika tuntutan kepada organisasi justru bergerak ke arah sebaliknya. Masyarakat ingin pelayanan lebih cepat. Mahasiswa tidak ingin urusan administratif berhari-hari hanya karena sebuah berkas belum berpindah meja. Pegawai menginginkan prosedur yang jelas. Teknologi juga membuat banyak pekerjaan yang dulu panjang sebenarnya bisa disederhanakan.
Pada saat yang sama, semua orang bicara efisiensi.
Anggaran perjalanan dipangkas, rapat diminta lebih hemat, kegiatan dievaluasi. Itu perlu. Namun dari perspektif manajemen, efisiensi tidak hanya soal berapa banyak uang yang dibelanjakan. Yang juga perlu dilihat adalah bagaimana sebuah keputusan bergerak di dalam organisasi.
Bayangkan satu pekerjaan sederhana. Staf menyiapkan dokumen. Kepala seksi memeriksa. Dari sana naik ke kepala subdirektorat atau kepala bidang. Setelah diperiksa lagi, masuk ke direktur. Untuk urusan tertentu, masih harus menunggu pimpinan di atasnya.
Tidak selalu ada yang salah dengan proses semacam ini. Untuk urusan dengan risiko keuangan, hukum, atau keselamatan yang tinggi, kontrol berlapis memang dibutuhkan.
Yang perlu ditanyakan adalah apakah setiap jenjang benar-benar melakukan pekerjaan yang berbeda.
Kalau staf mengolah data, kepala seksi memastikan aspek teknis, kepala unit mengoordinasikan beberapa fungsi, lalu direktur mengambil keputusan yang lebih strategis, strukturnya masuk akal. Ada nilai yang ditambahkan di setiap tingkat.
