Tetapi kita juga mengenal situasi lain. Dokumen diperiksa di satu meja, kemudian diperiksa lagi dengan pertanyaan yang hampir sama. Diberi paraf, diteruskan, lalu menunggu lagi. Semua orang bekerja, tetapi urusannya tetap lama karena harus mampir di terlalu banyak meja.
Dalam teori organisasi dikenal konsep span of control, yaitu seberapa banyak orang atau fungsi yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang pimpinan. Tidak ada angka yang selalu benar. Namun logikanya sederhana: seorang manajer dibutuhkan karena ada sesuatu yang memang perlu dikoordinasikan.
Kalau seorang kepala mengelola beberapa fungsi berbeda, perannya mudah dipahami. Ia menentukan prioritas, membagi sumber daya, menyelesaikan persoalan antarbagian, dan memastikan pekerjaan berjalan ke arah yang sama.
Situasinya berbeda jika seorang pejabat manajerial hanya membawahi satu pejabat manajerial lain. Struktur seperti ini tidak otomatis salah. Ada pekerjaan yang sangat besar atau berisiko tinggi sehingga membutuhkan lapisan pengendalian tambahan. Tetapi organisasi harus bisa menjelaskan nilai tambah dari lapisan itu.
Apakah ia membuat keputusan yang berbeda? Apakah ia mengkoordinasikan pekerjaan yang memang kompleks? Atau perannya terutama menerima laporan dari bawah untuk diteruskan ke atas?
Ini bukan hanya soal tunjangan jabatan. Setiap lapisan menambah hubungan koordinasi: rapat, laporan, disposisi, permintaan data, dan waktu staf untuk menyiapkan bahan. Yang lebih sulit dihitung adalah waktu yang hilang ketika keputusan tertunda.
Ada pula efek lain. Semakin panjang struktur, keputusan cenderung lebih mudah didorong ke atas. Pejabat di bawah merasa lebih aman meminta petunjuk. Atasannya melakukan hal yang sama. Akhirnya persoalan operasional ikut sampai ke pimpinan tertinggi.
Di sinilah organisasi bisa menjadi agak paradoks. Struktur ditambah supaya pekerjaan terbagi, tetapi keputusan tetap tersentralisasi.
Karena itu pelajaran dari perkembangan organisasi pemerintahan beberapa tahun terakhir bukan bahwa struktur besar pasti buruk. Negara memang menghadapi persoalan yang kompleks dan sebagian membutuhkan spesialisasi.
Yang perlu diwaspadai adalah ketika penambahan struktur menjadi kebiasaan dan kemudian ditiru organisasi lain. Ada pekerjaan baru, dibuat unit baru. Ada pihak yang ingin dilibatkan, dibuat posisi baru. Padahal belum tentu masalah utamanya ada pada struktur.
Bisa jadi proses kerjanya terlalu panjang. Bisa jadi dua unit mengerjakan hal yang hampir sama. Bisa jadi teknologi belum dimanfaatkan. Bisa juga kewenangan terlalu terpusat.
Tuntutan efisiensi dan akuntabilitas akan semakin tinggi, baik dari masyarakat, mahasiswa, pegawai, anggota organisasi, maupun pemangku kepentingan lain. Karena itu, sesekali organisasi perlu melihat perjalanan sebuah keputusan: siapa yang mengerjakan, siapa yang memeriksa, siapa yang benar-benar berwenang, dan berapa banyak meja yang harus dilewati.
Sebelum menambah satu unit atau satu lapisan jabatan, mungkin ada baiknya kita memastikan satu hal lebih dulu: apakah yang kurang memang struktur, atau cara kerjanya yang perlu ditata agar teratur?
