Abdullah Sanusi
Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
SulawesiPos.com – Hampir dua tahun pemerintahan berjalan, perdebatan tentang besar dan gemuknya kabinet rasanya sudah lewat masa puncaknya. Pada awal pemerintahan, jumlah kementerian, wakil menteri, dan badan baru memang banyak dibicarakan. Ada yang menilai struktur itu diperlukan karena urusan negara makin kompleks. Ada pula yang sejak awal mempertanyakan efektivitasnya.
Sekarang mungkin lebih berguna mengambil pelajaran dari sana. Bukan lagi soal apakah jumlah kementeriannya terlalu banyak, tetapi tentang satu kecenderungan dalam organisasi: ketika pekerjaan bertambah, struktur ikut bertambah.
Ada urusan baru, dibentuk unit baru. Sebuah bidang dianggap penting, statusnya dinaikkan. Koordinasi dinilai lemah, ditambahkan posisi koordinator. Beban pimpinan meningkat, dibuat satu lapisan lagi di bawahnya. Dilihat satu per satu, semua biasanya punya alasan. Masalahnya baru terlihat ketika struktur itu sudah menumpuk.
Kecenderungan ini tentu tidak hanya terjadi di pemerintahan. Perguruan tinggi, BUMN, rumah sakit, pemerintah daerah, perusahaan, sampai organisasi nirlaba menghadapi godaan yang sama.
Kita juga cukup sering melihat ikatan alumni, asosiasi profesi, atau organisasi kemasyarakatan dengan susunan pengurus yang sangat besar. Alasannya bisa dipahami. Organisasi semacam ini membutuhkan representasi. Semakin banyak daerah, angkatan, profesi, atau kelompok yang dilibatkan, semakin besar rasa memiliki terhadap organisasi.
Tetapi dari sudut pandang manajemen, keterlibatan dan struktur bukan hal yang sama.
Banyak orang bisa dilibatkan tanpa harus semuanya masuk ke dalam struktur eksekutif. Mereka bisa bekerja melalui komite, kelompok kerja, jejaring daerah, atau program tertentu. Ketika hampir semua bentuk keterlibatan harus diterjemahkan menjadi jabatan, struktur akhirnya tidak sepenuhnya dibentuk berdasarkan kebutuhan pekerjaan.
Persoalan menjadi lebih penting ketika tuntutan kepada organisasi justru bergerak ke arah sebaliknya. Masyarakat ingin pelayanan lebih cepat. Mahasiswa tidak ingin urusan administratif berhari-hari hanya karena sebuah berkas belum berpindah meja. Pegawai menginginkan prosedur yang jelas. Teknologi juga membuat banyak pekerjaan yang dulu panjang sebenarnya bisa disederhanakan.
Pada saat yang sama, semua orang bicara efisiensi.
Anggaran perjalanan dipangkas, rapat diminta lebih hemat, kegiatan dievaluasi. Itu perlu. Namun dari perspektif manajemen, efisiensi tidak hanya soal berapa banyak uang yang dibelanjakan. Yang juga perlu dilihat adalah bagaimana sebuah keputusan bergerak di dalam organisasi.
Bayangkan satu pekerjaan sederhana. Staf menyiapkan dokumen. Kepala seksi memeriksa. Dari sana naik ke kepala subdirektorat atau kepala bidang. Setelah diperiksa lagi, masuk ke direktur. Untuk urusan tertentu, masih harus menunggu pimpinan di atasnya.
Tidak selalu ada yang salah dengan proses semacam ini. Untuk urusan dengan risiko keuangan, hukum, atau keselamatan yang tinggi, kontrol berlapis memang dibutuhkan.
Yang perlu ditanyakan adalah apakah setiap jenjang benar-benar melakukan pekerjaan yang berbeda.
Kalau staf mengolah data, kepala seksi memastikan aspek teknis, kepala unit mengoordinasikan beberapa fungsi, lalu direktur mengambil keputusan yang lebih strategis, strukturnya masuk akal. Ada nilai yang ditambahkan di setiap tingkat.
Tetapi kita juga mengenal situasi lain. Dokumen diperiksa di satu meja, kemudian diperiksa lagi dengan pertanyaan yang hampir sama. Diberi paraf, diteruskan, lalu menunggu lagi. Semua orang bekerja, tetapi urusannya tetap lama karena harus mampir di terlalu banyak meja.
Dalam teori organisasi dikenal konsep span of control, yaitu seberapa banyak orang atau fungsi yang dapat dikelola secara efektif oleh seorang pimpinan. Tidak ada angka yang selalu benar. Namun logikanya sederhana: seorang manajer dibutuhkan karena ada sesuatu yang memang perlu dikoordinasikan.
Kalau seorang kepala mengelola beberapa fungsi berbeda, perannya mudah dipahami. Ia menentukan prioritas, membagi sumber daya, menyelesaikan persoalan antarbagian, dan memastikan pekerjaan berjalan ke arah yang sama.
Situasinya berbeda jika seorang pejabat manajerial hanya membawahi satu pejabat manajerial lain. Struktur seperti ini tidak otomatis salah. Ada pekerjaan yang sangat besar atau berisiko tinggi sehingga membutuhkan lapisan pengendalian tambahan. Tetapi organisasi harus bisa menjelaskan nilai tambah dari lapisan itu.
Apakah ia membuat keputusan yang berbeda? Apakah ia mengkoordinasikan pekerjaan yang memang kompleks? Atau perannya terutama menerima laporan dari bawah untuk diteruskan ke atas?
Ini bukan hanya soal tunjangan jabatan. Setiap lapisan menambah hubungan koordinasi: rapat, laporan, disposisi, permintaan data, dan waktu staf untuk menyiapkan bahan. Yang lebih sulit dihitung adalah waktu yang hilang ketika keputusan tertunda.
Ada pula efek lain. Semakin panjang struktur, keputusan cenderung lebih mudah didorong ke atas. Pejabat di bawah merasa lebih aman meminta petunjuk. Atasannya melakukan hal yang sama. Akhirnya persoalan operasional ikut sampai ke pimpinan tertinggi.
Di sinilah organisasi bisa menjadi agak paradoks. Struktur ditambah supaya pekerjaan terbagi, tetapi keputusan tetap tersentralisasi.
Karena itu pelajaran dari perkembangan organisasi pemerintahan beberapa tahun terakhir bukan bahwa struktur besar pasti buruk. Negara memang menghadapi persoalan yang kompleks dan sebagian membutuhkan spesialisasi.
Yang perlu diwaspadai adalah ketika penambahan struktur menjadi kebiasaan dan kemudian ditiru organisasi lain. Ada pekerjaan baru, dibuat unit baru. Ada pihak yang ingin dilibatkan, dibuat posisi baru. Padahal belum tentu masalah utamanya ada pada struktur.
Bisa jadi proses kerjanya terlalu panjang. Bisa jadi dua unit mengerjakan hal yang hampir sama. Bisa jadi teknologi belum dimanfaatkan. Bisa juga kewenangan terlalu terpusat.
Tuntutan efisiensi dan akuntabilitas akan semakin tinggi, baik dari masyarakat, mahasiswa, pegawai, anggota organisasi, maupun pemangku kepentingan lain. Karena itu, sesekali organisasi perlu melihat perjalanan sebuah keputusan: siapa yang mengerjakan, siapa yang memeriksa, siapa yang benar-benar berwenang, dan berapa banyak meja yang harus dilewati.
Sebelum menambah satu unit atau satu lapisan jabatan, mungkin ada baiknya kita memastikan satu hal lebih dulu: apakah yang kurang memang struktur, atau cara kerjanya yang perlu ditata agar teratur?
